普通信件的格式一般包括开头称呼、问候语、信件正文、祝颂语、署名及日期五部分。“开头称呼”需要在信件的开头顶格写，问候语另起一行写，然后再另起一行撰写书信正文，祝颂语可以紧接正文，也可以在正文下方另起一行空两格写，署名和日期写则在祝颂语下方空一至二行的右侧。
1、开头称呼：顶格，有的还可以加上一定的限定、修饰词，如亲爱的等。
2、问候语：如写“你好”、“近来身体是否安康”等,可以接正文。
3、正文：这是信的主体，可以分为若干段来书写。
4、祝颂语：以最一般的“此致”、“敬礼”为例。“此致”可以有两种正确的位置来进行书写，一是紧接着主体正文之后，不另起段，不加标点；二是在正文之下另起一行空两格书写。“敬礼”写在“此致”的下一行，顶格书写。后应该加上一个惊叹号，以表示祝颂的诚意和强度。
称呼和祝颂语后半部分的顶格，是对收信人的一种尊重。是古代书信“抬头”传统的延续。古人书信为竖写，行文涉及对方收信人姓名或称呼，为了表示尊重，不论书写到何处，都要把对方的姓名或称呼提到下一行的顶头书写。它的基本做法，为现代书信所吸收。
5、署名和日期：写信人的姓名或名字，写在祝颂语下方空一至二行的右侧。最好还要在写信人姓名之前写上与收信人的关系，如儿×××、父×××、你的朋友×××等。在下一行写日期。
如果忘了写某事，则可以在日期下空一行、再空两格写上“又附”，再另起一行书写未尽事情。
案例：
【开头】“尊敬的XX：”
【问候语】（缩进2字符）先向对方问好长辈的话：“您好！”；平辈的话“你好！”熟稔的话：“好久不见了！”之类的问候语。
【正文】将信件的主要内容写在这里，注意内容的逻辑性和层次性，每段段首也要空两格。
【祝颂语】“此致（空几格写）敬礼”（另起一行，要顶格写）
【结尾】写信人署名（靠右）写信日期（靠右）
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